合同档案、人事档案、财务档案、文档等管理办法（集团公司）
合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工不得作承办人。
三、合同文档的管理办法
1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：xxxxx－xxxxxx－xxx（xx部xxxx年x月份第x号合同）
3、合同管理实行承办部门负责制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人，承办人为直接责任人。
4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。
5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。
6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由办公室保管，承办部门只留存复印件。
7、保存的合同文档每年清理核对x次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过x年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由办公室、财务部甄别并予以归案。
8、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。
9、各部门员工可到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，由办公室办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催、付款。
四、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。
五、合同台账管理
1、凡以公司名义签订的合同，均应由合同经办部门建立合同台账，并同时向办公室备案，涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。
备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。
2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后x日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。
3、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。
4合同台帐应包括以下内容：
1）、合同名称；
2）、合同主体；
3）、合同内容（主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项）；
4）、合同履行情况（合同履行的进度、合同履行完毕的时间）；
5）、备注（有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况）
6）、其他应当记载的重要内容。
5、合同台账应附以下资料：
1）、合同文本；
2）、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件；自然人身份证复印件；
3）、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明；
4）、补充合同、会议纪要、往来函电；
5）、其他与合同有关的重要资料。
6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的，合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明，并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更（包括付款金额、付款时间、付款条件等情形）的，同时报财务部备案。
7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员，有权对备案合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。
六、本办法由公司办公室负责解释。
本办法自颁布之日起执行。
人事档案管理办法
第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。
第二条员工的档案由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。
第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和公司有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案管理员按规定向有关档案馆移交。
第四条人事档案管理员的职责
（一）、保管员工档案；
（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；
（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；
（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；
（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；
（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；
（七）、定期向有关部门移交档案；
（八）、办理其它有关事项。
第五条人事档案的内容及分类归档
（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；
（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；
（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；
（四）、政治历史审查及甄别复查材料；
（五）、员工参入党、团、工会等材料；
（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；
（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；
（八）、处分、取消处分的材料；
（九）、任免、工资、职称等材料；
（十）、学历和评定的技能等材料；
（十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。
第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第七条人事档案的收集、保管和销毁
一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责
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