私设小金库自查报告(卫生院小金库自查报告)

案例背景

“小金库”是指未列入法定财务账簿的资金及其资产。实务中,许多财政违纪违法行为,多存在“小金库”问题,多年来一直是国家严厉打击和整治的对象,也是审计的重点。2018年,某市一家国有集团M公司派出审计组,对外省市的下属监管公司A单位首次开展“小金库”专项审计。A单位为一家园林绿化公司,经当地政府许可,主要负责某管辖区内的园林、道路绿化养管等,M公司于2017年通过股权划转,对其持股达到50%,以往年度未对其进行内部审计。

审计过程及发现

(一)准备阶段做好安排

因首次审计,在审计入场前,审计人员除了查阅内部信息外,通过“天眼查”、百度等查询,多方面了解,A单位除本部外,下设一分公司、二分公司和后勤管理分公司;各分公司在管辖区域内均有独立的管理办公场所,除了路面景观,还负责3个公园、1个广场等管理工作,其中南部公园规模较大,总面积约16公顷,包括水面约1公顷等。审计人员根据对A单位的初步了解,配备了具有园林绿化、资金审查经验的审计团队,编制了审计计划和审计实施方案。为避免被审计单位转移资金,审计通知于前1日送达到A单位。入场当日,审计人员对A单位进行了“小金库”问题专项治理重点检查公示。

(二)了解阶段引起关注

入场后,A单位负责人员及财务等人员对审计人员过于热情,经常以拉家常的方式与审计人员攀谈,同时表达了对A单位财务资金管理的自信。在与相关人员正式访谈时,A单位负责人介绍了“小金库”自查自纠工作,特意强调了下属三个分公司的负责人已分别签署了承诺书,承诺“不存在”小金库问题;在问到各分公司财务核算问题时,财务人员当即回答财务统一核算、各分公司独立核算等。经查账,审计人员还发现租赁承包的苗圃基地,但对于运营和管理情况,单位负责人和财务人员均闪烁其辞。根据以往的审计经验,这种迹象引起了审计人员的怀疑和警惕。

(三)实地勘察发现的线索

为了解A单位的实际运营情况,审计人员于周末未告知A单位,以游客的身份前往A单位管辖区内的3个公园、1个广场开展实地勘察。在南部公园,发现有游船经营、小卖部经营情况,在与经营者攀谈过程中,了解到有关经营是经公园管理单位许可的。此外,审计人员对苗圃进行了实地查看,发现苗圃内除了苗木培育,还存在大量果蔬种植的情况。在发现上述问题后,审计人员查阅了财务账簿,除财政拨款和利息收入,未发现包括任何其他经营收入,也未发现果蔬种植相关的财务记录。

(四)突击盘点获取证据

审计人员以固定资产盘点名义,分三组同时对各分公司的办公区域突击盘点。在一分公司,审计人员偶然发现行政办公区域存在1个保险柜,虽然管理人员多次解释该保险柜并非财务使用,但审计人员根据谨慎性原则,还是要求当场查验。经查看,发现保险柜内存在收入明细账若干本,个人存折、现金若干,大量收据、发票、小卖部承包合同、观赏鱼饵销售承包合同等资料。在发现问题后,为避免打草惊蛇、消灭证据,审计人员一方面运用沟通技巧缓和现场气氛,另一方面进行现场拍照取证,并要求保险柜的保管人员和相关负责人员进行盘点,相关人员盘点后签字确认。

(五)调查分析核实问题

审计人员在后续调查取证中,查看了历年会议纪要、合同、财务明细账等资料,核对了账外账收支明细和相关单据,并与相关人员进行了核实。通过核查,A单位于2016年至审计截止日(2018年8月),将南部公园的游船收入、鱼食收入、小卖部收入等常规收入,园内婚租场地收入、打草外活收入、园内捕鱼罚款收入等非常规收入,以及小卖部和观赏鱼饵销售承包费作为“小金库”收入来源,形成账外账,收入累计约30万元,主要用于职工福利、业务招待、园内日常支出、购买鱼食、小卖部商品、果蔬采购等。

(六)移交纪检组做出处理

鉴于检查手段有限,审计组及时向集团领导作了汇报,相关领导非常重视并决定将审计中发现的疑点向纪检监察部门进行移交。纪检监察部门利用审计人员获取的证据,在全面调查分析取证后,与A单位负责人、分公司负责人及财务、业务等相关人员进行了谈话,在事实证据面前,他们交代了借助分公司通过隐匿收入不入账的漏洞,违规设立、管理、使用“小金库”。根据相关规定,纪检监察部门责令A单位立即改正、调整有关账簿、追回有关资金等,并对相关人员进行了免职、调离等处分。通过整改,A单位已对“小金库”进行了清理。

案例启示

虽然本案例案情简单,但也暴露出现阶段“小金库”的构成繁杂,形成方式隐蔽,常规的审计方法难以直接发现问题,取证困难。审计人员在审计权限有限、不了解被审计单位的情况下,开展“小金库”专项审计更是难上加难。审计人员在审计过程中,一要加强对被审计单位业务的了解,全面掌握运营情况,培养职业敏感性,本着“大胆怀疑、小心求证”的原则,寻找隐藏在业务资料背后的风险点。二要善于运用心理学,掌握被审计人员的心理活动,分析产生这种心理活动的原因,从而采取有针对性的审计应对措施,提高自我保护意识,推动审计业务顺利开展。三要在发现审计线索时,及时做出审计应对,尽可能收集和保全审计证据,及时取证,防止证据转移、灭失,避免当事人串供、作伪证等情况发生,确保审计工作处于主动的地位。

审计建议

在实施“小金库”审计过程中,除实施常规审计外,建议在以下三个方面予以关注。

(一)审计了解过程

审计人员要充分了解被审计单位,拓展了解的渠道。一是外部调查。通过天眼查、企查查、招投标网站等查询,可以了解被审计单位的基础信息,如对外投资、诉讼、招投标等情况;通过大数据爬虫技术,可以了解被审计单位的社会形象、企业文化等;还要关注被审计单位的股东单位和其他兄弟单位,因为违规违纪问题通常不是孤立存在的。二是内部询问。与被审计单位人员的业务访谈和日常聊天也是了解被审计单位情况的重要途径,但应注意沟通技巧,需要打消被审计人员的抵触和戒备;如有必要,可以向被审计单位的纪检监察部门最好是上级监管单位的纪检监察部门,了解被审计单位以往是否存在违纪违规等现象。三是了解业务。通过观察和询问、行业比较分析、查看内控制度和流程等,掌握被审计单位的业务类型,重点关注以现金方式收取的业务、“三公经费”等;关注关键岗位是否专职和轮换、是否相互监督,如会计为代理记账,同时兼任出纳,存在重大风险;应走访经营场所、观察办公环境,如观察电梯间有无广告投放、员工食堂和地下停车场有无收费运营、办公区域有无闲置出租等情况。

(二)审计实施过程

审计计划应考虑周全,审计程序应有的放矢。一是资料检查,应对会议纪要、会议记录、工作总结、合同、协议等内部资料进行查看,这些资料一般做不到天衣无缝,也会发现有关问题线索,如会议纪要中存在“账外资产”的描述等。二是现金盘点,应对所有资金存放地点进行盘点,如公用事业收费大厅,盘点范围应包括一般业务部门存放的保险柜;盘点过程中,要检查保险柜是否存在夹层,及时记录可疑物品,如明显超过业务规模需要的大额现金、以个人名义开立的存折和银行卡、个人笔记本、白条借据等,对于存在争议的物品,力争取得相关部门的配合,由相关部门采取进一步保全措施。三是核对发票金额,利用增值税开票系统,对已使用票据进行统计并与账面收入进行核对,检查已开出票据的收费是否完全在账面反映等。四是发票检查,对大额费用支出的原始发票,通过国家税务局发票查验平台进行查验,验证真伪,若发现存在发票作废、开票后收款单位注销等异常情形,应进一步核实。五是如有必要需要延伸以往年度,或经有关部门同意应延伸至有关单位,如酒店会议费,如发现存在预留情况,可以通过查看相关酒店的收款系统记录进行核实,或者进行询证。

(三)审计汇报过程

及时有效汇报审计发现,谨慎发表审计意见。一是审计成员发现问题时,应及时向审计组长汇报,审计组长能够迅速作出审计判断,给予审计成员进一步的审计安排,把握审计重点和方向,推动审计工作的有效开展。这需要审计人员之间彼此的信任,良好的信息沟通机制,以及审计工作要求和审计工作纪律的强化教育。二是审计组发现重大问题线索,应第一时间向委托单位或上级领导进行汇报,必要时,经委托单位或上级领导同意后,也应向有关部门汇报情况、移交相关线索资料等,除非有必须直接汇报的情形。应该注意的是,汇报形式应尽可能采取书面形式,或者通过审计汇报会等正式途径进行。三是鉴于审计权限和现代审计技术制约,“小金库”固有风险不可能全部被审计发现,“小金库”的收支依据也存在审计证据不足的风险,因此编制审计报告时,应有理有据,客观、公正地描述审计发现,充分适当地发表审计意见,对于“小金库”问题的责任认定不应作出超过审计职能的结论。

作者:陈丽 单位:天津生态城投资开发有限公司

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