01领导出题

某天晚上A领导临时来电交代：下周三或四，我们请甲公司李总吃顿工作餐，地点就他们方便，单位餐厅或者市区都行，帮我记一下这事。

02基本情况

A是地市领导，近来兼任我单位“一把手”，B是单位“二把手”（政府口主要负责人）。我之前没有秘书工作经验，但最近被安排作为A领导在单位的联络人，许多工作都是第一次接触，希望能通过复盘总结得失，把握规律，提升能力。

03初步印象

①从A领导临时来电和强调我们请企业吃饭，推测是甲公司主动联系邀请领导吃饭。

②吃饭地点就对方方便，但时间定为周三或周四，未必是就对方方便，可能是领导从自身行程安排考虑，需进一步留意。

04要搞清楚的问题

由于A领导交代得比较简单，又不方便细问（比如连李总的具体名字都不清楚），所以要另外弄明白以下几个问题：吃饭一事因何而起？对方人数多少（最好要到名单）？对方对时间安排的想法如何？哪里吃饭对方比较方便？我方人员如何确定？等等。

05事情经过

#1

首先，找到经济发展部门的同事，他们与企业打交道比较多，向他们咨询平时与甲公司李总联系，是直接联系其本人还是其秘书。得到李总没有秘书，都是直接联系其本人的答复后，要到李总姓名、联系方式和甲公司简介等信息。（要具体姓名是为了方便核对确认，预防同一个公司有两个李总等情况）

#2

然后，直接联系李总，礼貌两句表明身份后，开门见山说明来意，李总便详细告知了事情来龙去脉，得知甲公司上面的总公司（在外省）王总一行4人下周过来，想约A领导吃饭，主要为了感谢领导在能耗指标上对他们的大力支持，使一期项目预期今年下半年落地试产（之前卡在能耗指标上好几个月，年产值预计十几个亿），同时也想跟领导谈谈二期的一些规划设想，争取更多政策支持。

我再次强调了领导说的由我们单位请他们吃工作餐，并确认了王总一行的下榻酒店，刚好这家酒店和我们单位签有就餐协议，于是初定吃饭地点为下榻酒店。

本来还想咨询他们就餐意向日期和大致人数，但李总表示需要星期一才能确定具体行程，到时再联系。

#3

第二天，领导吩咐某些事后（办公室主任也在场），我顺带提起与甲公司吃饭一事，地点拟定为对方下榻酒店，具体人数和日期待下周一定。

事情未定提起这茬，目的有4个，一是汇报阶段性进展，回应领导之前的交代，同时说明星期一才能定其它细节信息，让其心里有数，也加深对此事记忆；二是把吃饭地点先确定下来；三是看看领导还有什么新的意见想法，并从讲话内容语气中观察他对此事的态度。

A领导同意吃饭地点，这时办公室主任提议吃饭之前要不要先过来单位开个座谈会，双方充分交流一下。

领导同意这个提议，表示要做好企业的服务，地区经济才能高质量发展，但其白天行程比较紧凑，建议B领导代为接待座谈，晚上他再参加吃饭。

当我犹豫着是现在联系B领导还是等到周一确定了对方更多信息后再联系时，过了没多久，B领导刚好来找A领导汇报某项工作，听到A领导和B领导谈起接待甲公司事宜，于是决定周一再联系B领导。

#4

等到新一周周一下午，联系甲公司李总，尝试提出饭前座谈会一事，最终确定了总公司一行4人的身份构成（2位总经理，1位财务总监，1位销售总监），加上本地甲公司李总及其副总2人，一共6人参加吃饭；抵达本市时间是星期二下午；座谈会和吃饭时间就我单位方便。

于是，我初步提出星期三下午3点在单位召开座谈会，由B领导接待；晚上6点在下榻酒店吃饭，A领导届时参加，对方表示没问题。

随后，联系B领导，将拟定安排告知，B领导表示没问题。此外，向其咨询我方陪同人员建议名单，B领导表示按A领导意思安排。

最后，就拟定安排请示A领导，得到同意，遂将定稿安排反馈给B领导和甲公司李总。

此外，由于向A领导咨询我方陪同人员名单时，A领导让B领导决定，于是又把这个信息一并反馈给B领导。

由于增加了座谈会，所以告知单位经济发展部门负责人，由其制定接待方案、准备座谈事宜。

同时，告知负责晚餐接待的同事吃饭时间、地点等信息，由于B领导未确定我方陪同吃饭人员，先按总数12人安排。

晚上收到同事发来所定房间号及12人份的菜单后，咨询跟了A领导多年的司机确定领导没有什么饮食禁忌，同时咨询甲公司确定那边也没有什么饮食禁忌。

#5

星期二，B领导确定我方陪同吃饭3人；经发部门作出初步方案，安排我方参加座谈会7人。

但下午A领导突然建议星期三下午2：45召开单位专题会议，与甲公司的座谈会推迟到会后大概4：30，让我征求B领导意见。

B领导无意见，表示座谈会时间不用太长，建议3：00开会，会后大概5：00再开座谈会。

A领导拍板同意。

于是迅速沟通经发部门修改行程方案，并让其通知甲公司改为星期三下午4：30到单位会客室稍作等候，提醒经发部门做好解释和前期陪同工作，并告知其A领导可能也参加座谈会。

最后，按A领导参加座谈会来修改方案后发其审阅，并询问其是否参加座谈会。

A领导同意了该方案。

把最终方案发给A领导司机、办公室主任、经发部门、B领导联络人等。

#6

星期三下午，甲公司的总公司王总一行按时过来，在单位专题会议后半议程，A领导有意压缩加快了会议进程，在下午5：00如期召开座谈会。

座谈会结束，能确定晚上吃饭共10人（对方临时申请加多1人吃饭），马上发信息给负责安排晚餐的同事，将12人份的菜单调整为10人。（之后我不跟过去酒店）

整个接待工作开展下来还算比较顺利，但某些地方明显有待改善。

06心得体会

#01

初期n人份菜单不用太精确到具体人数，不用改来改去，可以等到双方准备过去酒店再最终微调确定，但就餐人数初步安排时应该稍大，防止出现人数增加导致房间坐不下而又遇上酒店无空余合适房间的情况。

此外，按照《党政机关国内公务接待管理规定》第十条内容：接待对象应当按照规定标准自行用餐。确因工作需要，接待单位可以安排工作餐一次，并严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。

所以就餐人数预计多一点，主要出于对被接待方可能临时增加就餐人员的考虑，而我之前按对方6人，我方也对等6人来预12人份菜单是错误的做法。

#02

领导喜欢做“判断题”，不喜欢做“简答题”，一些信息需要发挥我们的能动性，尽量科学合理定下来，然后交给领导判断对错，不对的话领导就会在此基础上进行调整，而不是什么信息都让领导费脑子来做简答给指示。如星期三还是星期四吃饭，我先定了星期三，因为如果星期三没空还有星期四可以选择，尽量留出余地，链条不扣那么紧；座谈会时间综合单位以往惯例定出；吃饭时间考虑到领导晚上或许想多点个人时间，尽量早一点吃饭。

但一些信息又不能随意发挥能动性，例如若领导事先没给到地点就对方方便、时间定星期三或四的指示，那就要请示领导定下这些关键信息，或者给到相应条件和指示。

另外，还有一些信息可能初次需要领导决定，后面就不再需要，如让B领导决定我方参加吃饭人员名单，我一开始是想自己定下初步名单，但办公室主任让我先征求B领导意见，后来B领导的联络人私下跟我说，这种名单不用让B领导来做“简答题”。

我认为办公室主任说得没错，B领导联络人说得也没错，第一次可能需要B领导做这个“简答题”，之后就别这样了。个中原因在下面第三点会再谈及。

#03

沟通特别是就某类型事项涉及多人的初次沟通，中间人可能要来回往返，看似冗余，实则有其意义，可以在每次沟通迭代中了解到更多新的信息，增进沟通各方的彼此了解。如在确定我方陪同就餐人员一事中：

①先征求B领导意见，B领导说以A领导意思为准，说明B领导不想通过自己的建议对A领导决策产生影响。虽然没提建议，但B领导能感受到我对其的尊重（先征求他意见）；

②咨询A领导我方陪同人员名单时，A领导却说让B领导决定，我当然不能说B领导让按您意思定，还是请您定一下？而是说：“好的，之前和B领导沟通时就此事征求过他意见，他说按您的意思，那我这边再传达一下您的意见。”在这里，可以模糊判断A领导的行事作风可能属于比较放权，抓大放小，不是事无巨细都要掌握那种领导风格。（也可能刚来，打算先观察一下情况再说）

③向B领导反馈A领导意见，貌似球又重复回到了B领导这里，但经过这样的往返沟通迭代，A、B领导对彼此的行事风格（甚至对我的做事方式）都有了更多的了解，是具有积极意义的。

在了解A、B领导在此类问题中的行事风格后，下次有类似情况，就不用再让领导们做“简答题”了，可以自己提出建议名单。

有些事第一次有必要做些“无用功”，但如果每次都这样做就真的成了无用功。

#04

沟通应该是直线型，而非三角型。对于信息接受方而言，同时接受两个及以上的内容重复信息源是易出错且效率较低的（虽然严格执行可以验证信息在传递中是否出错，但在日常工作中性价比不高）。如图所示，两张图中小李都是最后的执行者，图一中小张联系小王，小王再联系小李，小张不直接联系小李；图二中小张联系小王，小王再联系小李，小张又同时联系小李。

与图二的三角型相比，图一这种直线型的沟通可能更符合工作实际，特别是遇到情况有变化需要更新时。

对于小张而言，图一中他只联系小王即可，因为对象明确，在情况有变需要更新给小王时也不容易出现遗漏，但图二中如果情况有两次以上更新，特别是情况紧、变更内容繁杂时，小张可能遗漏了小李，只通知了小王，也可能直接通知了小李，遗漏了小王。前者对小李造成困惑，到底是小张忘了通知我？还是只让小王通知我？还是小王的转述出错？怎么跟之前的不太一样？小李势必会再找小张以验证，一来一回效率就降低了。后者跳过了小王，小王信息出现缺口，指不定什么时候弄出幺蛾子。

因此，A领导改变主意，决定先开专题会议，将座谈会往后推时，我应该只将这个情况更新给经发部门，由其对接更新给甲公司李总，而不是再由我直接联系更新给李总。

#05

领导对原定方案作大改动时，应该及时因应请示后续关键变化的安排，如A领导当时加开专题会议，延后与甲公司座谈会时，我应该当场询问领导是否参加座谈会（因为A领导本来只参加吃饭，但现在回单位开专题会，应该接续出席座谈会才比较合理）。但我忘了这茬，等到后面经发部门咨询这个问题时才醒悟过来，后悔没有及时和领导确认这个细节。

如果当场没有确认，隔了段时间再去问领导，可能会给领导留下不够干练的印象，所以只能在最新方案的座谈人员名单中直接添加A领导名字，然后呈送定稿方案时再询问他是否参加座谈会，如不参加再改回来。

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