办公室搬迁祝福语(办公室搬迁计划方案)

组织考虑搬迁办公室的原因有很多,租约中断或到期可能迫在眉睫,或者他们可能正在发展壮大,需要寻找更大、更适合用途的空间。

办公室已经发展到现在被视为一种资产,可以帮助吸引和留住最优秀的人才,这是组织的命脉,因此,越来越多的公司正在投资创建员工想要的工作场所工作。

“优秀的员工应有优秀的办公室,优秀的办公室应有优秀的员工”的理念越来越受到关注,许多公司现在正在创建新的工作场所,设计时考虑到了员工。

当您承担办公室搬迁项目的任务时,这可能会令人生畏,尤其是如果这是您第一次进行这样的事情。

因此,您被要求调查是否有可能搬迁您现有的办公室,您从哪里开始?

1. 明确搬迁办公室的原因

在这个阶段经常提出的问题之一是“我应该留下还是应该走?”,因此创建一个利弊清单是一个很好的起点。

这可能很简单,比如您即将终止租约或续租,并想探索您的选择,以确定其他地方的成本如何,以及从长远来看您是否会更好地搬家。如果是这种情况,则需要决定您的组织是否可以在任何新的、延长的租约期间在您当前的工作场所舒适地工作,或者新的空间是否是更好的选择。

另一个因素可能是增长,您只需要找到一个更大的空间来容纳更多的员工。您的组织表现良好,并且您的员工人数以现有空间无法跟上的速度增长,因此,新的、更大的空间成为唯一合乎逻辑的解决方案。

也可能是你的办公室已经过时,有点破旧,有一段时间没有看到任何投资,不是员工引以为豪或喜欢工作的地方。从本质上讲,它并不是真正反映您的品牌和企业形象的办公室。

办公室已成为您品牌的反映,并且在竞争激烈的市场中吸引和留住最优秀的员工方面发挥着重要作用。因此,为现有和潜在员工提供一个真正有效且让他们享受工作的工作场所变得越来越重要。考虑一下您当前的空间是否可以交付,或者新空间是否可以让您创建一个充满活力的全新工作场所。

其他因素,例如工作场所的幸福感和/或采用新的、更高效的工作方式,也可能影响搬迁办公室的决定。您现有的空间或布局可能无法处理轮用办公桌、灵活的工作实践或新技术,需要进行调整,以便您的组织可以利用众多好处,例如提高生产力、员工士气、效率等。

由于所有组织都不同且具有独特的要求,因此在早期阶段确定原因非常重要。所以,您已经花时间定义了需要搬迁办公室的原因,下一步是什么?

2. 打造专属办公搬家团队

一旦您确定了搬迁办公室的原因清单,就该组建一个跨部门的团队,最重要的是让一名高级项目支持者加入。

这应该是能够做出决策、能够很好地沟通、具有管理预算经验的资深人士,更重要的是,应该是想要创造一个更好的工作场所的人。

办公室搬迁祝福语(办公室搬迁计划方案)

选择您的办公室搬迁项目冠军后,您需要决定还需要参与哪些人以及需要哪些技能,下面的列表包括交付成功办公室搬迁项目所需的技能集示例。

IT:工作场所中的技术正以越来越快的速度发展,因此让 IT 参与进来是一项明智之举,可确保您从 IT 角度确保新工作场所面向未来。

HR:员工可能对新的工作场所感到担忧,因此让 HR 团队积极参与,这样您就可以与员工进行有效沟通,这一点很重要。

设施:没有人比设施团队更了解建筑物,因此在早期阶段让他们参与真的很容易。

营销:创建一个反映您的品牌及其价值观的工作场所至关重要,因此参与营销很重要,因此您可以正确地获得品牌元素。

运营:业务的日常运作需要在搬迁过程中不间断地继续进行,因此必须让运营团队参与进来。

PA:经常被忽视但具有巨大影响力的团队,可以帮助实现从旧办公室到全新办公室的无缝过渡。

财务:不用说,让财务团队的资深人士参与是至关重要的。可以有效管理预算并可以照顾相关管理人员(提高采购订单,确保支付发票等)的人非常重要。

所以,您已经确定了搬迁办公室的原因,组建了您的公司 A 团队,现在是讨论您想要创建什么样的工作场所以及需要什么样的空间来实现的时候了。

3. 什么空间适合我们公司?

现在是时候作为一个团队聚在一起讨论您对当前工作场所的喜欢和不喜欢的地方,并简要说明您想要实现的目标。

将自己锁在某个房间的某个地方(不必在办公室),并为您的新工作场所制定愿望清单。这可以包括几乎所有内容,从拥抱新技术、采用新的、更灵活的工作方式、增加协作和创造力到您想要的接待区类型。

寻找解决当前办公室中存在的问题的方法也很重要。不同团队之间可能缺乏定期沟通,缺乏会议室的可用性,员工对离开办公桌工作感到不自信和/或无处可接私人电话或与工作相关的电话。当您开始与商业地产代理和办公室设计和建造公司交谈时,所有这些问题对于查明并包含在摘要中都很重要。

在寻找新空间时,这份最初的愿望清单将变成您的简介,因此请确保您包含所有内容,否则相同的问题可能会再次出现在您的新办公室中。

所有这些因素都会影响您正在寻找的空间类型以及最终的办公室设计,因此请花时间详细讨论它们,最终是值得的。还值得补充的是,这不一定只需要团队成员参与,举办公司会议以听取员工的意见也是非常宝贵的。

因此,新组建的团队不仅讨论了您为什么需要搬迁办公室,还讨论了您的新工作场所应该为您提供的服务。这已经构成了你的简介的基础,那么接下来呢?

4. 与商业地产代理交谈

那里有许多商业地产代理,因此在创建候选名单并联系之前,请花一些时间研究潜在的候选人并征求建议。

在选择几个您可以查看的潜在空间之前,代理会询问您希望新办公室位于何处、何时需要搬入以及需要多少空间。随意与一些您相信可以为您找到完美空间的可靠代理商互动。

5. 与办公室设计和建造公司交谈

当您正在与您选择的商业地产代理寻找新空间时,还建议您开始研究和接触办公室设计并建立您可能与之合作的公司。

您越早选择合作伙伴来设计和建造您的新工作场所,您就可以越早开始规划您的办公室搬迁。您与所选合作伙伴接触的时间越多,成功的机会就越大,因为您将花费更多时间来制定您的简介并准确定义对您的组织有用的内容。

在您选择空间时让潜在的办公室设计和建造合作伙伴参与也是可取的,因为他们可以提供试装、进行可行性研究并提出可以证明是无价的建议并帮助您选择最佳空间。

那么从哪里开始呢?我们该如何选择合作伙伴来设计和建造我们的新办公室。我们建议进行一些在线研究,并向朋友、同事和同行甚至邻近公司寻求建议。

在联系之前,花一些时间浏览每个公司的网站和案例研究,看看他们与谁合作过。联系之后,公司应该尽量安排时间来见你,讨论你的目标和回答您可能遇到的任何问题。

你应该问什么问题?这是一个可供选择的列表:

1、您是否与我们行业的公司合作过?

2、您最近为谁交付了项目?(要求类似规模的项目)

3、您之前是否在该建筑物/区域工作过(您在此阶段可能已选择或未选择空间)

4、您是否按照固定的价格预算工作?(无隐藏费用)

5、您是否在预约前提供空间规划/试装服务?

6、他们的财务状况如何?

7、我们可以参观您最近设计和建造的一些办公室吗?

8、他们能否在工作开始之前协助解决与房东和地方当局有关的任何问题,例如变更许可证?

9、您如何确保按时交付项目?

10、您对办公家具有广泛的了解吗?

建议从您遇到的公司中选择 2-3 家公司的候选名单,选择您认为处于最佳位置、最有经验的公司来无缝交付您的项目。

让这些选定的公司向您和您的团队详细介绍他们的设计愿景、他们提议的交付时间表、预算(稍后会详细介绍),以及将交付项目的团队及其经验。

提示:建议您访问您的合作伙伴最近设计和建造的办公室以及他们目前正在工作的网站,这样,您可以直接看到他们交付的工作质量,获得客户的推荐以及看看他们是如何在现场工作的。

6. 同意项目预算(并坚持下去)

搬迁办公室对您的组织来说将是一项重大投资,因此确保您以正确的方式进行预算并探索所有可用的选项非常重要。

您选择的办公室设计和建造合作伙伴应该能够帮助您根据您想要创建的内容以及项目的规模和复杂性来制定一些顶级预算。实际上,装修成本取决于许多因素,包括:

1、选择的建筑类型和空间

2、这座建筑有多老

3、其机械和电气服务(供暖、空调、通风等)的状态

4、所需的饰面和家具的水平/质量

5、IT/AV 升级成本

我们通常会与潜在客户沟通,成本从每平方米 35 英镑不等。英尺。对于基本的办公室设计和装修项目,每平方米高达 100 多英镑。英尺。在不遗余力的情况下。

探索租赁选择和相关的税收减免也可能是有益的,从长远来看,最终可以为您节省大量资金。与您的内部税务专家交谈,或者如果您没有内部人员,建议与外部顾问交谈,因为您可以通过以下方式节省:

1、最大化您的资本津贴

2、启用在装修期间使用可持续材料的税收减免

3、注册低息租赁选项

确保您选择的合作伙伴可以按照您的预算工作,并且他们可以为从油漆和装饰到存储和家具成本的所有方面提供详细的逐行成本明细。

与搬迁办公室相关的成本不计其数,从大到小,因此您必须花时间与财务团队和项目负责人一起定义和批准所有预算会计,而我们始终建议在应急情况下进行建设以支付任何额外的不可预见的费用。

7. 选择您的新办公空间

因此,您选择了一个满足您所有要求的空间,进行了必要的调查和可行性研究,甚至让您的办公室设计和建造合作伙伴提供了一个试装,以确保每个人和一切都适合,接下来怎么办?

现在是时候与您的新房东协商您的新租约,确保所有成本都符合您的预算,并且按照市场标准不会过高。在此阶段让您的项目负责人参与以确保快速谈判和解决是值得的。

还建议您恢复到原始要求列表,以仔细检查新空间是否会提供您想要和需要的一切:

一旦您对上述所有问题都得到解决感到高兴,并且您和您的团队也很高兴,请继续并在虚线上签名。

注意:我们创建了一个专门的“寻找合适的办公空间”清单,它在寻找新办公室时提供了有用的指导和技巧。

8. 与您的办公室设计合作伙伴密切合作

因此,既然您已经选择了一个新的空间和办公室的设计和建造合作伙伴,并就交付项目的预算达成一致,现在是时候规划项目以确保您的新办公室按时按预算交付。

您的伴侣可以协助您获得相关许可和许可,以便从您的房东以及必要时获得地方当局的许可。一旦所有必需的文书工作都准备就绪,您应该开始讨论包含时间安排和关键里程碑的详细计划,这对任何办公室设计和建造项目都至关重要。与其他租户、您的新邻居合作,传达您的计划并确保在工作时间之外安排任何破坏性、嘈杂的工作和庞大的交付也很重要。

办公室搬迁祝福语(办公室搬迁计划方案)

在商定此活动计划的同时,您和您的团队在敲定和签署新的工作场所设计之前,与设计师讨论您希望采用的设计风格也很重要。这个过程可能涉及一系列的设计会议、研讨会、前往陈列室选择家具和其他饰面以及参观其他办公室以确定您的好恶。

您的合作伙伴还可以根据所提供的简介和反馈,制作您的空间外观的模型和 3D 渲染图。现在,您的新办公室真的焕然一新了。

9. 选择合适的办公家具

设计已经敲定,您的项目计划已经达成一致,每个人都在准备前往现场交付项目,不要忘记花一些时间为您的新工作场所选择合适的家具。

您的办公家具选择很重要,因为它应该反映您的品牌,并且将成为您新工作场所中最显眼的元素。花时间评估和选择座位、办公桌、协作家具和会议室桌可以产生巨大的不同,有助于创建一个真正反映并为您的组织工作的工作场所。

办公室搬迁祝福语(办公室搬迁计划方案)

为办公室的不同区域选择合适的家具也很重要。我们在这里的意思是,选择特定的家具可以表示特定区域的设计目的:

1、舒适的沙发促进非正式合作

2、高桌促进快速站立会议

3、私人电话亭和/或工作人员可以集中注意力的地方

4、符合人体工程学的座椅适合办公桌工作

有大量的选择和许多优质的家具品牌可供选择,因此建议您花一些时间与办公室设计和建造合作伙伴的家具专家一起参观陈列室,并听取他们的建议。

家具在工作场所健康方面也发挥着越来越重要的作用,越来越多的公司为员工选择坐站两用办公桌、专为快速、高效的站立会议而设计的高桌,以及为员工提供集中注意力的空间。

在做出选择之前,请花点时间听取家具专家的建议,确保它在您的预算范围内,并且每件物品都能按时交付。

10. 管理您的办公室搬迁

该项目正在进行中,您的员工(和您)对他们的新工作场所感到兴奋,一切都开始融合在一起,那么您如何管理办公室搬迁并过渡到新空间。

有很多事情需要考虑和做,所以制定一个待办事项清单,有效地委派,定期召开项目团队会议,并确保一切都按时进行。您的任务列表可能包括下面列出的一些项目:

办公室搬家待办事项清单

1、办公室搬迁日期和信息是否已传达给所有员工和客户?

2、在与营销团队合作通过电子邮件和/或直邮活动通知所有客户时,向员工发送包含所有相关信息的时事通讯可能是赢家

3、安排板条箱和箱子交付,以便开始打包

4、包装,包装,包装——决定什么需要来到新办公室,什么需要处理

5、与您的搬家公司交谈,以确保他们可以处理所有事情并且所有时间安排一致

6、在搬入之前检查您的新办公室是否安全并且可以接受所有交付

7、在办公室搬迁当天安排一个入职早晨,向员工展示新办公室(如果在搬迁之前没有安排参观)并告诉他们他们将坐在哪里(如果他们已经分配了办公桌)

8、协调所有假期,以便关键人员可以搬家

9、与办公室设计和装修 合作伙伴合作,提前消除任何缺陷或障碍

10、确保在办公室搬迁之前交付、安装和测试所有 IT 设备

11、订购咖啡、茶、卫生纸和肥皂

定期现场会议应标记任何问题或挑战,让您有时间适应,但希望一切都按照您商定的计划进行。随着项目接近完成,花一些时间评估你的新空间,突出你想要改变的任何东西——这可以从相对较小的到更严重的。您的目标应该是确保在您的员工搬入并开始工作时一切都是完美的。

搬进去

几乎是时候搬家了,似乎有一百万零一件事需要提前处理,但您的重点应该在哪里?

随着您的办公室搬迁日临近,重点应该是确保一切准备就绪并在员工到达时工作。我们建议您与您的设计和建造合作伙伴密切合作,以确定潜在问题,重要的是及时提出解决方案。您的所有家具都应提前安装,并且 IT 和 AV 系统经过测试并正常工作,这可能包括新的台式电脑、会议室屏幕、门禁卡、WiFi 接入和速度等等。

如前所述,与员工沟通至关重要,确保每个人都知道如何到达新办公室、拥有所需的门禁卡(如有必要)以及知道他们将坐在哪里很重要。提前安排现场参观前的准备工作可能非常有益,但要尽量确保现场整洁且易于访问——或者尽可能接近完工和移交,这样工作人员才能真正了解现场情况。空间。

入住当天,举办团队早餐会,让您的项目负责人向每个人讲话,谈论新工作场所及其旨在实现的目标,并留出一些时间进行问答。让员工接受新空间很重要,因此请确保他们知道向谁提出问题或疑问,并且他们知道如何使用任何新功能或技术——为所有员工提供问答表是分享重要信息的好方法.

提示: 炫耀您美妙的新空间并举办邀请客户和员工的派对——这是一个新时代的开始,因此值得纪念。

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