关于申请函的格式范文,申请函的格式范文(共2篇)

请示写作常见的病误及其矫正

岳海翔

请示是党政机关和企事业单位使用频率较高的一种上行文。下级机关和单位经常就有关财政支出、资产购置、人员定编、机构设置、出国出境等事项向上级机关或单位行文请示,获准后方可执行或者办理。与其它文种相比,请示文种在行文过程中要遵循一系列特定规则,方能顺利实现行文目的。但从实践来看,有相当多的请示在行文时存在这样或者那样的问题,因此,很有必要对其进行列摆归纳,并切实加以纠正。

一、标题的拟制不合规范

标题是请示的“眉目”,必须写得明确规范,让人一看标题即知其里。根据公文法规的规定,请示标题必须完整载明发文机关名称、事由、文种3个要素,不可或缺,但实践中经常出现省略发文机关名称的现象,写为“关于××××的请示”,显欠完整,也不合规范。还有相当多的请示标题写为 “关于申请解决……的请示”“关于请求……的请示”之类的标题,因请示文种本身即已蕴涵“申请”之意,无需在事由部分加以强调表述,属于语意重赘。

二、与上行的意见混淆使用

意见文种具有行文方向的多向性,可以上行、下行和平行。在上行时容易与意见混淆。请示与上行的意见相比,在行文方向与目的上比较接近,都是要求上级对自己所提的事项或问题给予批准、指示或予以认可。但其所提的事项与内容不尽相同。请示的内容较多涉及的是诸如机构设置、人员编制、资产购置、财政支出、出国出境等实质性事项,即通常所说的“硬件”;而意见则往往涉及的是有关政策性的问题,提出见解和处理办法,请上级机关定夺,即通常所说的“软件”。实践中,有些机关或单位将本来属于涉及政策性的“软件”问题却使用“请示”行文,属于错用文种。例如某市人力资源与社会保障局(简称“人社局”)制发了一篇《关于调整机关公务人员工资待遇问题的通知》,其下属单位××区人社局对其中一项规定把握不准,遂向市人社局提交了一份请示,这就属于错用了文种。因为涉及的关于政策界限性的问题属于“软件”,应以使用“意见”为宜。

三、与报告混淆使用

这个问题比较突出。报告和请示均属上行文,行文方向一致;而且所涉及的内容也大体相同,都是下级机关和单位就工作中的有关事项向上级机关作出反映,但二者之间却在行文目的、性质要求、行文时限以及内容含量等方面有着明显的差异。就本质而言,请示属于请求性公文,必然会引出上级机关的批复,而报告则不然,它属于陈述性公文,只起到向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问,上级机关对于收到的下级机关的报告一般不作回复,因此如果本来应写请示,由于写成了报告,结果上级机关未予批复,就会延时误事,影响行文目的的顺利实现。曾经有一个市公安局就办公大楼选址事宜给市人民政府递交了一份“报告”,结果发出去之后数月犹如“石沉大海”,后经询查才知道是因为错用了文种而未能引起领导重视所致,很值得从中汲取教训,

四、与申请函混淆使用

由于函具有向有关主管部门请求批准的功能,在行文目的和内容上与请示具有一定的相似性,因此实践中也常常容易被人们错用或混用。 实际上,它们在行文的隶属关系上有着严格的界限。那就是请示适用于具有隶属关系的上下级机关之间;而申请函则适用于不相隶属的机关之间。只要不存在直接的隶属关系,无论对方级别高低,均应以“函”行文,而不能使用“请示”。实践中,有些请示机关或单位认为是“求着对方”,自认为“低人一等”,于是不得已使用“请示”;更为严重的是,由于受文单位均系有神批权的业务主管部门,诸如财政局、物价局、审计局、规划局、国土资源局、税务局、食品药品监督管理局、城管局等等,所以就自觉不自觉地将自己摆到了上级的位置,以“大你一级”而自居,非让发文单位写“请示”不可,如果使用“函”行文,就设置种种障碍不予审批,于是就出现了大量的以“请示”代替“函”的问题。××市公安局,拟购置50辆执法执勤警务用车,向市财政局行文,将标题写为《××市公安局关于拟购置50辆执法执勤警务专用车辆的请示》,市财政局给公安局的回文是《××市财政局关于同意购置50辆执法执勤警务专用车辆的批复》。这里,行文双方均系市政府的职能部门,相互之间是平级关系,按规定应当使用“函”,但却错误地使用了“请示”,而且实践中此种现象绝非个例,应当引起重视并坚决加以纠正。

五、请示缘由的角度选择不够准确

请示缘由是请示写作的关键环节,它直接关系到请示目的能否得以顺利实现。要用简明扼要的语言将请示的原因和背景情况或者请示问题的依据、出发点及思想基础交待清楚,请示目的能否得以实现,关键取决于“请示理由”是否充分、有力、令人信服。这就要求在写作时一定要选准角度,即请示理由的切入点。同样的理由,角度选择失准,就是没有抓住问题的症结,没有抓住主要矛盾,因而也就缺乏足够的说明力。例如××汽车修配厂所写的一篇请示,拟将本厂院内黄土地改为水泥地面,向上级主管部门请求拨款数万元。在陈述请示缘由时,列举出诸如刮风时尘土飞扬,雨天道路泥泞等方面的事实,结果请示呈送以后未获批复。那么,问题症结出在哪里?我们认为,关键在于“角度”选得不准,缺乏应有的说服力。如果变换角度,着重突出“尘土飞扬”及“道路泥泞”等对该厂生产的影响,解决问题的紧迫性和必要性就显现出来。由此可见,“角度”选得是否恰当,直接关系到一篇请示行文目的的顺利实现。

六、行文缺乏逻辑性

即指对于请示理由的陈述,必须注意其内在的必然联系。哪些内容先说,哪些内容后说,都要缜密考虑,精心措置,不可信笔挥洒。例如有一篇题为《××厂关于扩建浴室的请示》,其“请示缘由”部分写道:“我厂原是街道厂,厂区狭窄,建筑物之间距离较近,而且近年来职工人数不断增加,原65平方米的男女浴室,现已远远不能满足广大职工洗澡的需要。为此,我们拟将原浴室改建成二层楼……”此段请示缘由写得含糊笼统,不合逻辑,令人难得要领。实质上,这篇请示需要解决两个问题:一是扩建,二是改建成二层楼。这是前后相继的两道“工序”,亦即应是先行扩建,然后方可涉及改建成二层楼的问题。没有第一步,第二步也就无从谈起。这样,在阐述请示缘由时,应先列摆扩建的理由,而后再讲改建成二层楼的理由。但“我厂原是街道厂,厂区狭窄,建筑物之间距离较近”是改成二层楼的理由,“近年来职工人数不断增加”才是扩建的理由。很显然这篇请示的缘由部分属于事理倒置,有悖逻辑,是不合规范的。

七、结尾用语不合规范

请示的结尾一般有较为固定的结语,以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否(可否,是否可行)、请批示。”这里涉及的问题是“请批示”之后究竟要不要加句号?实践中可以说莫衷一是,既不统一,也不规范。正确的做法是,因为“妥否,请批示”是一个完整的句子,置于请示的正文之后单独成段,因此应当加上句号。这与报告文种的结尾用语诸如“以上报告如有不妥,请指示。”“以上报告如无不妥,请批转各地执行。”等等是完全一致的。但要特别注意的是请示的结语中决不能出现“报告”字样,以免造成混乱,甚至延时误势,给工作带来不应有的麻烦。

八、格式项目不够完整

请示的写作要注意特定格式项目的完整性。实践中最常见的问题有两个方面:一是请示行文按规定应当标注签发人或会签人姓名,以明确责任,但很多行文却有所遗漏;二是要在附注处注明联系人的姓名及电话号码,这在实践中也往往被人们疏忽。对此,均应予以重视。

九、多头主送

请示的致送对象必须而且只能是一个,不得多头请示,以免因责任不清、互相推委扯皮而延误工作,同时也可避免因上级机关答复意见不一致而使请示主体无所适从的现象。受双重领导的单位,在请示问题时,应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则,可将另一上级单位列为抄送,以便对方了解情况。如果是行政关系在中央、省市,而党的关系在省市、地县的,不能把党、政上级机关一并列为主送,应当按照党政各自的分工范围,或以党委、党组的名义请示上级党委,或以行政名义请示上级行政机关。在实践中,有些机关或单位为了加快请示的运转速度,往往同时主送给两个或者两个以上的上级机关,例如“市委、市政府:”这是与公文法规的规定相悖的。

十、行文给领导者个人

请示行文,要以组织为行文对象,而不能针对个人。但实践中不少机关或单位为了顺利实现行文目的,往往直接主送给领导者个人,采用领导人的“姓”加“职务”的表述形式,例如“张市长”“马总经理”“周县长”“李局长”等等,都属于不规范的做法,应予纠正。但要注意,根据规定,如果是属于领导人授权交办的特别事项,不在此列。

(作者系中国写作学会副会长,中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长,中国公文学研究所所长、研究员)

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